Быстрый старт

Добро пожаловать в руководство пользователя системы «Авибус: Управление автовокзалами», v 2.0.

Итак, с чего начать работу?

При первом запуске системы открывается окно Помощника первого запуска. В нем нужно заполнить данные о вашем предприятии, необходимые для работы в программе.

По умолчанию в системе заполнены данные, общие для отрасли, но они могут быть изменены с учетом особенностей вашей организации.

Навигация по разделам Помощника осуществляется при помощи кнопки Далее, при этом всегда можно вернуться к любому этапу настройки, выбрав соответствующий раздел в левом меню Помощника.

Кнопка в правом верхнем углу окна открывает Справку по заполнению формы .

Рассмотрим подробнее разделы Помощника первого запуска:

• Вариант локализации : укажите страну, в которой находится автовокзал, выбрав нужный вариант из выпадающего списка. Вариант локализации адаптирует некоторые справочники и печатные формы документов в соответствии с особенностями выбранной страны локализации (местоположения автовокзала).
• Поле Основная валюта заполняется автоматически в зависимости от указанного варианта локализации.

Заполните основную информацию о вашей организации.

Если автовокзал сам является перевозчиком и имеет собственный автопарк, установите флаг Создать перевозчика для этой организации .

Вручную заполните поля:

• Наименование : наименование организации
• Руководитель : ФИО руководителя
• Должность : должность руководителя
• Главный бухгалтер : ФИО главного бухгалтера
• ИНН : идентификационный номер налогоплательщика
• КПП : код причины постановки на учет
• Код по ОКПО : код общероссийского классификатора предприятий и организаций.

Укажите основную Контактную информацию.

• Юридический адрес : адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица. Возможно заполнение вручную в свободной форме, но во избежание ошибок рекомендуется использовать справочник. Для этого нажмите клавишу F4 или знак в поле ввода информации. В открывшемся окне Юридический адрес заполните соответствующие поля, поле Почтовый индекс заполнится автоматически.

Нажатием на кнопку справа от поля ввода вызвается дополнительное меню: удобно оставить комментарий, быстро найти адрес на Яндекс.Картах или Google Maps. Дополнительное меню также позволяет подставить нужный адрес из ранее указанных для данной организации.

• Фактический адрес : адрес, по которому организация осуществляет свою деятельность. Заполняется аналогично. При совпадении юридического и фактического адресов удобно будет воспользоваться дополнительным меню и подставить ранее указанный адрес.
• Телефон : основной контактный номер телефона организации. Поле также можно заполнить вручную в свободной форме либо в окне Телефон, вызываемом нажатием клавиши F4 или знака в поле ввода информации. Второй вариант предпочтителен, т.к. позволит убедиться в корректности заполнения.

Кнопка справа от поля ввода позволяет быстро позвонить или отправить SMS на указанный номер. Для этого должна быть установлена программа телефонии.

• Факс : номер факсимильного аппарата, заполняется аналогично.
• Email : адрес электронной почты организации.

Кнопка справа от поля ввода позволяет быстро отправить электронное письмо на указанный адрес (для этого должна быть настроена учетная запись электронной почты.

• Почтовый адрес : почтовый адрес организации. Заполняется по аналогии с другими адресами.

Можно воспользоваться дополнительным меню и подставить ранее указанный адрес (в случае их совпадения).

• Другое : в свободной форме по желанию укажите дополнительную контактную информацию об организации.

Кнопка Добавить добавляет дополнительное поле ввода Телефон / Факс / Email .

Заполните следующую информацию:

• Наименование : наименование счета в свободной форме (например, «Основной расчетный счет»)
• Номер счета : номер банковского счета.

Поля Наименование и Банковский счет – обязательны для заполнения, в дальнейшем они используются в документах, которые формирует система. По желанию можно указать и другие банковские реквизиты: Достаточно заполнить поле БИК (вручную либо выбором из справочника, вызываемого нажатием на знак в поле ввода или комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F4): банковский идентификационный код. Поля Корр. счет , Наименование и Город заполнятся автоматически (на основе данных классификатора банков). Чтобы изменить реквизиты, установите флаг Изменить реквизиты банка . Это позволит внести изменения в поля Корр. счет , Наименование и Город (например, в случае если банковские реквизиты изменились, но изменения еще не попали в соответствующий справочник 1С). Флаг Используется банк для расчетов должен быть установлен, если банк, в котором открыт счет, проводит платежи через корреспондентский счет, открытый в другом банке. При установленном флаге аналогично заполните реквизиты банка для непрямых расчетов в дополнительно открывшихся полях.

В данном разделе настраиваются условия работы с перевозчиками: определяется размер платы, взимаемой автовокзалом с перевозчиков за оказанные им услуги.

На этапе первоначальной настройки этот раздел можно пропустить и внести данные позже, во время заполнения информации о перевозчиках.

В случае если автовокзал сам является собственным перевозчиком и соответственно оказывает услугу сам себе, заполнение данного объекта системы также не требуется.

Создайте и опишите остановку, где расположен автовокзал (о создании других остановок – в разделе Остановки.

Добавьте пользователей, работающих в системе (кассиры, диспетчеры и пр.) и укажите их роли, логины и пароли, подробнее – в разделе Настройка пользователей и прав. Операция выполняется под учетной записью пользователя с ролью Администратор.

При первоначальной настройке данный этап можно пропустить и вернуться к нему в разделе Администрирование при заведении пользователей и настройке их прав доступа.

• Глубина предпродажи, дней : укажите, на какое количество дней вперед будут автоматически создаваться рейсы в системе и осуществляться продажа билетов, подробнее – в разделе Настройки расписания.

По умолчанию в системе значение данного параметра составляет 10 дней – это минимум согласно действующему законодательству, – но может быть изменено (только в большую сторону) на усмотрение автовокзала.

После внесения всех необходимых данных перейдите в раздел Итоги. Здесь вы увидите, какие объекты системы будут созданы либо изменены по завершению работы Помощника первого запуска.

Сохраните внесенные в базу изменения и просмотрите информацию о результатах записи данных.

При работе в системе используются следующие понятия: остановка, маршрут, рейс расписания и рейс.

• Остановка – специально отведенное общественное место, предназначенное для посадки/высадки пассажиров рейсового транспорта. В системе под остановками также могут пониматься точки деления маршрута для обозначения границ регионов или тарифных зон.

• Маршрут – путь следования транспортного средства с определенной последовательностью остановок на нем.

• Рейс расписания – шаблон, описывающий передвижение транспортного средства от места отправления до места назначения по заранее определённому маршруту согласно установленному расписанию (задано время отправления и прибытия, периодичность, перевозчик, транспортное средство).

• Рейс – конкретный рейс, созданный на определенный день. В рамках рейса продаются билеты.

Для начала работы создайте остановки (Организация перевозок – Остановки), заполните необходимые реквизиты, подробнее – в разделе Остановки.

Далее создайте маршрут (Организация перевозок – Маршруты), добавив в него остановки в порядке следования и указав километраж по каждому участку маршрута в колонке Расстояние – Км. При создании маршрутов недостающие остановки можно создавать прямо из формы маршрута, подробнее – в разделе Остановки.

Следующим шагом является создание перевозчика (Организация перевозок – Контрагенты), подробнее в разделе Перевозчики.

Для перевозчика необходимо:

• Создать договор с перевозчиком и определить условия работы с ним.
• Создать водителей перевозчика.
• Создать автобусы перевозчика с указанием количества мест и схемы их расположения.

Подробнее – в разделе Перевозчики.

Далее настройте рейсы расписания (Организация перевозок – Рейсы расписания): определите регулярность, перевозчика, автобус, время отправления и прибытия, подробнее – в разделе Рейсы расписания.

На основе рейсов расписания при помощи Регламентного задания создаются конкретные рейсы на определенный день, которые доступны в справочнике Диспетчеризация – Рейсы. Регламентное задание ежедневно автоматически создает рейсы в соответствии с настройкой Глубины предварительной продажи, подробнее – в разделе Рейсы расписания.

Создать рейсы раньше, чем это будет сделано регламентным заданием, можно в ручном режиме при помощи команды Создать/актуализировать рейсы (Диспетчеризация – Создать/ актуализировать регулярные рейсы), подробнее в разделе Актуализация рейсов.

Для завершения создания расписания необходимо установить стоимость тарифа для каждого пункта назначения, подробнее в разделе Установки тарифов.

Далее необходимо настроить существующие сборы автовокзала (Организация перевозок – Сборы ).

Сборы автовокзала – взносы, взимаемые с пассажиров при продаже билетов, обязательные при определенных условиях, подробнее – в разделе Сборы.

При создании сбора определите условия, при которых применяется этот сбор, подробнее – в разделе Условия применения. Определять условия применения удобнее при создании сбора.

После того как выполнены все основные настройки, можно перейти к продажам.

Для начала необходимо создать конфигурацию рабочего места (Администрирование – Настройка подключаемого оборудования – Подключаемое оборудование), которая связывает конкретное рабочее место (пользователь, компьютер), конфигурацию оборудования и физический экземпляр подключаемого оборудования, например фискальный регистратор, подробнее – в разделе Настройка подключаемого оборудования. Для этого на рабочем месте сотрудника должен быть установлен драйвер подключаемого оборудования, и оно должно быть подключено к компьютеру. Настройка подключаемого оборудования осуществляется под учетной записью Администратора.

После того как конфигурация записана, можно перейти к настройкам оборудования. Необходимо установить драйвер оборудования, если он еще не установлен.

Теперь можно запускать Рабочее место кассира под учетной записью Кассира и осуществлять продажи билетов.

Выбрав нужный маршрут, выберите места и определите тариф для каждого места, подробнее – в разделе Выбор билетов.

После выбора билетов для любого из них есть возможность изменить тариф, пункт назначения и указать льготу, подробнее – в разделе Данные пассажиров и льготы.

Далее необходимо принять денежные средства от пассажира и внести их в кассу. После нажатия кнопки будет произведена продажа и распечатаны билеты, подробнее – в разделе Оплата билетов.

В конце рабочего дня необходимо закрыть кассовую смену (кассовая смена создается автоматически при запуске рабочего места кассира) и напечатать Z-отчет. Для этого откройте меню ККМ и выберите пункт Z-отчет, подробнее – в разделе Кассовые смены.

После закрытия кассовой смены необходимо произвести выемку наличных из кассы. Для этого выберите пункт Выемка наличных в меню ККМ.

Далее необходимо принять денежные средства от кассиров, для этого запустите программу под учетной записью пользователя с правами Старший кассир либо Администратор и создайте документ Приходный кассовый ордер (Денежные средства – Приходные кассовые ордера) с видом операции Поступление ДС из кассы ККМ, подробнее – в разделе Приходные кассовые ордера.

Для осуществления диспетчерских функций никаких дополнительных настроек не требуется. Все действия выполняются в Рабочем месте диспетчера, подробнее – в разделе Рабочее место диспетчера.

В рабочем месте диспетчера можно просмотреть/отредактировать основную информацию по рейсу, занятости мест, забронированным и транзитным местам, подробнее – в разделе Редактирование рейсов.

Для отправки рейса необходимо зарегистрировать его прибытие на автовокзал, для этого нужно выбрать рейс из списка, нажать кнопку и заполнить данные о водителе и номере путевого листа, подробнее – в разделе Прибытие рейса.

Для отправки рейса необходимо выбрать рейс в списке и нажать кнопку . Затем отметьте неявившихся пассажиров, подробнее – в разделе Отправление рейсов.

После проверки данных и регистрации неявок необходимо нажать на кнопку , после чего будет напечатана посадочная ведомость и зарегистрирована отправка рейса, подробнее в разделе Отправление рейсов.

Проверить правильность учета можно с помощью отчета Распределение тарифа (контроль учета) (Диспетчеризация – Отчеты по диспетчеризации – Распределение тарифа (контроль учета)). Учет ведется правильно, если нет нераспределенных билетов.

Вычеркнутые из посадочной ведомости билеты попадают в нераспределенный тариф. Если пассажир не явился за возвратом в течение трех дней, с помощью регламентного задания тариф будет учтен в доходах от неиспользованных билетов, подробнее – в разделе Список доходов от неиспользованных билетов.